главная страница отправить открытку составить письмо: любовное, деловое, приглашение обратная связь: пришлите нам открытки и тексты гостевая книга english

Российская Информационная Сеть
Различные виды писем

     назад

А. Письмо-просьба
Б. Сопроводительное письмо
В. Письма-подтверждения
Г. Письмо-сообщение
Д. Письмо-приглашение
Е. Письмо-благодарность
Ж. Гарантийное письмо
З. Письма-запросы
И. Предложение (оферта)
К. Рекламация

А. Письмо-просьба     вверх

     Мы уже говорили о том, что глагол "просить" может использоваться в различных видах деловой корреспонденции для выражения просьбы, требования, приглашения и т.п. Например:

     Просим Вас принять наше приглашение... Вторично просим безотлагательно погасить задолженность...

     В то же время сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например:

     Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.

     Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб - однотипных актов, представляющих также многоаспектную структуру. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом:

     Прошу... Просим... Одновременно прошу... Также просим... А также прошу... А также просим...

     Части композиции соответствуют абзацному членению текста делового письма.

Б. Сопроводительное письмо     вверх

     Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов). Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются в форме трафарета, например: О посылке продукции

     Куда________________________
     На N _________ от_____________ Кому__________
     Вид доставки________________________________
     Высылаем запрошенные Вами___________________
     (наименование товара)
     В количестве _______________________________
     Условия оплаты ____________________________
     Расчетный счет N_________________________

     Стандартные выражения:
Направляем
Посылаем
Высылаем
Препровождаем
Вам в приложение с этим пакетом
отдельным пакетом
сегодняшней почтой
заказной бандеролью
отдельной почтовой посылкой
В приложении
При этом
В связи с этим
Одновременно
направляем
посылаем
высылаем
препровождаем
направляются
высылаются
посылаются
препровождаются

     Мы прилагаем к письму
     Согласно прилагаемому списку
     В ответ на Ваше письмо от (на Ваш запрос, на Вашу просьбу)...
     Ссылаясь на Ваше письмо от (на Ваш запрос, на нашу договоренность, на наш телефонный разговор)...
     Согласно Вашей просьбе...
     Согласно нашей договоренности...
     В соответствии с дополнительным протоколом (с нашей договоренностью, с Вашей просьбой)...
     На основании дополнительного протокола (соглашения)...
     В связи с Вашей просьбой (нашей договоренностью)...
     В подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора)...

В. Письма-подтверждения     вверх

     Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора. В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идет речь. В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола "подтверждать". Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т.д.

     В письмах-подтверждениях употребляются следующие стандартные выражения:

     (С благодарностью) подтверждаем получение...
     Ваше письмо от... нами получено...
     Мы получили...
     Благодарим за каталог, который мы получили
     Посылаем наше подтверждение...
     В подтверждение своего согласия с...
     АО "Аякс " подтверждает...

     При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки, заказа и т.п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие стандартные выражения:

     Подтверждаем...
     Посылаем Вам наше подтверждение...
     С удовлетворением подтверждаем...

Г. Письмо-сообщение     вверх

     Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п.). Такие письма наиболее ярко представляют жанровую разновидность информационного письма.

     Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц.

     К разновидностям информационных писем относят рекламно-информационные письма, письма-заявления, письма-напоминания и др.

     Стандартные выражения писем-сообщений (информационных писем):

     Сообщаем, что...
     Извещаем
     Уведомляем
     Информируем
     Ставим Вас в известность, что...
     Считаем необходимым поставить Вас в известность о
     Сообщаем к Вашему сведению, что...
     Доводим до Вашего сведения, что...
     Нам приятно сообщить (Вам), что...
     Имеем честь сообщить (Вам), что...
     С радостью сообщаем (Вам) о...
     Приписка
     О чем (мы) извещаем (Вас) настоящим письмом.
     При ссылках
     Ссылаясь на телефонный разговор...
     В ответ на Ваше письмо...
     В дополнение к нашему письму...

Д. Письмо-приглашение     вверх

     Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты. Система факсовой связи сегодня облегчает задачу распространения корреспонденции. Однако, учитывая фактор адресата, нужно иметь в виду, что приглашение, направляемое конкретному лицу, должно быть отправлено по почте, особенно в торжественных случаях. Стандартные выражения письма-приглашения:

     Мы были бы рады видеть Вас на...
     Имеем честь пригласить Вас на...
     Разрешите (Позвольте) пригласить Вас (на встречу, на презентацию, посетить, принять участие в)...
     Просим принять участие в...
     Мы будем весьма признательны Вам за участие в...
     Мы были бы благодарны Вам, если бы Вы смогли принять наше приглашение на...
     Примите наше приглашение...
     Обращение к массовому адресату:
     Уважаемые дамы и господа!
     Уважаемые коллеги!
     Многоуважаемые ветераны!
     Господа банкиры!

Е. Письмо-благодарность     вверх

     Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества. Стандартные выражения:

     Позвольте Вас поблагодарить...
     Позвольте выразить Вам (искреннюю) благодарность...
     С благодарностью подтверждаем...
     Выражаем благодарность от имени...
     Мы благодарны Вам за...
     Мы признательны Вам за то, что...
     Выражая благодарность за Ваше письмо от... сообщаем, что...
     Мы получили Ваше приглашение на..., за которое очень Вам благодарны (признательны)...
     Заранее благодарим за...
     С благодарностью подтверждаем...

Ж. Гарантийное письмо     вверх

     Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Слово "гарантия" вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера.

     Стандартные выражения:

     Гарантируем...
     Гарантируем, что...
     Фирма "Эсконт " гарантирует...
     Просим выслать в наш адрес наложенным платежом (вид гарантии)...

З. Письма-запросы     вверх

     Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке.

     Как правило запрос состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. При необходимости в текст письма вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты.

     Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов.

     Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать объем информации, аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, система ссылок.

     Коммерческие письма

     Коммерческий запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю).

     В запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.
В соответствии с... (чем ?)
На основании (чего?)
Согласно (чему?)
Ссылаясь (на что?)
Протоколом о взаимных поставках на... год
нашей договоренностью
телефонным разговором от... числа
Протокола...
торгового соглашения...
прейскуранта
нашей договоренности
спецификации
нашему телефонному разговору
на переговоры
на нашу договоренность
на наш телефонный разговор

     Просим сделать нам (выслать нам, прислать) предложение на поставку...
     Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы...
     Не откажите в любезности сообщить нам о...
     Мы будем признательны
     Мы были бы благодарны (рады)
     Мы хотели бы знать когда (в какой срок, по какой цене, когда и на каких условиях) Вы можете...
     Просим Вас сообщить о возможностях поставки...
     Желательно, чтобы поставка была произведена в течение...
     Мы заинтересованы в срочной поставке...
     Просим повременить с поставкой до...
     Обращаемся к Вам с просьбой сделать (выслать, прислать с обратной почтой) нам предложение.
     Не откажите в любезности сообщить нам по телексу (по телефону) можете ли Вы приобрести у нас.

     В заголовке к тексту употребляются стандартные выражения:

     О запросе на поставку оборудования (на продукцию)
     О поставке запасных частей
     О запросе предложения на приобретение путевок

     Ответ на запрос

     При ответе на запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:

  • о принятии запроса к рассмотрению;
  • о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя;
  • об отказе поставить товар, интересующий покупателя;
  • об изменении условий запроса (изменении количества товара,- модели, марки, сроков поставки т.п.);
  • об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя.
  •      В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту).

         Ключевые фразы:

         Благодарим вас за запрос от 01.03.90 на 100 эльборных резцов. Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар наш завод в настоящее время полностью загружен заказами. Поэтому мы не можем гарантировать Вам такую поставку в течение текущего года.
         Выслать предложение на поставку мотоблоков "Галъдони " в количестве 100 шт. мы не можем, так как сборочный цех остановлен на 3 месяца на ремонт и реконструкцию.
         О сроках возможной поставки сообщим заблаговременно.
         С сожалением сообщаем, что наш завод не может поставить Вам электрический кабель в соответствии с вашими спецификациями.

    И. Предложение (оферта)     вверх

         Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий.

         Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки

         В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа.

         Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение на определенный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым.

         Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения.

         Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным.

         При составлении предложения используются следующие стандартные выражения:

         В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам... (мы с удовольствием предлагаем Вам)
         В ответ на Ваш запрос и в подтверждение нашей договоренности (телефонного разговора) мы можем (могли бы) отправить Вам...
         Ссылаясь на Ваш запрос и предыдущие переговоры, мы могли бы отправить Вам...
         В ответ на Ваш запрос сообщаем, что можем предложить Вам...
         Подтверждая получение Вашего запроса, мы можем поставить Вам...
         Мы получили Ваш запрос и сообщаем, что можем отгрузить Вам...
         Благодарим Вас за просьбу дать предложение на отгрузку товара в Ваш адрес...
         Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем, что можем отправить Вам...
         Подтверждаем с благодарностью получение Вашего запроса и сообщаем, что можем отправить Вам...
         Товар обычного торгового качества.
         Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества).
         К товару прилагается сертификат качества.
         Товар будет отгружен в течение января с.г.
         Срок поставки: в заявленные в Вашем запросе сроки.
         Срок поставки: по договоренности.
         Срок поставки: 2 месяца со дня получения заказа.
         Условия платежа - наличный расчет.
         Наши обычные условия - наличными, без скидок, без грузовых документов.
         Условия платежа изложены подробно в прилагаемом экземпляре общих условий поставки.
         Условия платежа изложены подробно в прилагаемом образце контракта.
         Остальные условия - согласно общим условиям поставок (продажи).
         Настоящее предложение просим подтвердить (рассмотреть) до 15 сентября.
         Просим подтвердить наше предложение в течение 10 дней со дня получения нашего письма.
         Просим прислать ответ не позднее 20 сентября с.г.
         Просим ответить нам в течение шести дней от даты отправления этого письма.
         Настоящее предложение действительно: два месяца со дня получения нашего письма.
         при условии получения Вашего акцепта по факсу в течение пяти дней от даты отправления этого письма. лишь в том случае, если товар не будет продан до получения Вашего ответа.
         Просим прислать ответ обратной почтой.
         Просим ответить нам обратной почтой.
         Просим рассмотреть наше предложение.
         Просим сообщить, заинтересованы ли Вы в закупке предлагаемого товара.
         Просим учесть срок реализации товара и принять решение как можно быстрее. Ждем вашего звонка или факсового сообщения.
         Делаем Вам предложение без всяких обязательств с нашей стороны.
         В заголовке к тексту письма употребляются стандартные выражения:
         О предложении на поставку станков
         О поставке станков на запасные части

    Ответ на предложение

         В письме - ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

         Если покупатель не согласен с условиями предложения или если он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда сделка считается незаключенной.

         Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (с количеством, качеством товара, ценой, сроками поставки и т.п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам.

    К. Рекламация     вверх

         Это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков.

         Рекламации могут быть предъявлены в отношении:

  • качества товара, например в случае несоответствия качеству, указанному в контракте;
  • сроков поставки, например в случае просрочки в поставке товара;
  • упаковки и маркировки, например в случае недоброкачественной упаковки и ошибок в маркировке;
  • платежа, например в случае просрочки платежа;
  • других условий контракта.
  • доказательства - ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки, акт испытаний, нормативный акт);
  • конкретные требования стороны, предъявляющей претензию, например:
    • требование замены некачественного товара качественным;
    • требование уценки товара, возврата части уплаченной суммы;
    • требование допоставки недостающего количества товара или возврата уплаченной суммы за недостающее количество товара;
    • требование увеличения скидки с общей стоимости товара;
    • требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с недовыполнением контракта.
  •      Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок.

         Так, рекламации в отношении качества товара предъявляются в течение шести месяцев с даты поставки; в отношении количества товара - в течение трех месяцев; в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии.

         Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон.

         Результатом обоснованной рекламации может быть:

  • замена дефектного товара новым;
  • допоставка недостающего товара;
  • процентная скидка со стоимости товара;
  • уплата денежного штрафа, пени или неустойки;
  •      Наш заказчик предъявляет Вам претензию...
         Наш покупатель предъявил к Вам претензию...
         Наши клиенты заявили рекламацию на...
         Нами зарекламирована партия...
         К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что...
         К сожалению, мы должны сообщить Вам...
         К нашему сожалению, мы вынуждены сообщить, что...
         К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что прибывшая партия... в количестве... в счет контракта ©... не соответствует образцам, на основании которых была заключена сделка
         Сумма причиненного ущерба составляет - руб. (прописью).
         Наш грузополучатель при полной сохранности упаковки обнаружил, что недостает...
         При открытии ящиков было обнаружено, что количество товара не соответствует спецификации:
         была установлена недостача...
         ... был установлен недогруз...
         Недостача была установлена в исправном вагоне за исправными пломбами станции отправления.
         Недостача произошла по вине Вашего экспедитора.
         Повреждение товара было вызвано неудовлетворительной упаковкой.
         Из прилагаемого... акта (протокола) видно, что...
         Акт экспертизы определяет, что...
         Данный факт удостоверен коммерческим актом ©...
         Был составлен коммерческий акт, в котором отмечена...
         Если Вы не согласны заменить товар новым, мы будем вынуждены передать наш спор в арбитраж.
         Если Вы не можете гарантировать сдачу товара в предусмотренные контрактом сроки, мы будем вынуждены аннулировать контракт.
         Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении.

    Ответ на рекламацию

         В ответе на рекламацию сообщается о том, что:

  • информация принята к рассмотрению;
  • претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения);
  • денежная оплата произведена (с указанием суммы, номера и даты платежного поручения).
  •      Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

         Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии.

         Стандартные выражения ответа на рекламацию:

         Приносим свои извинения за...
         Подтверждая получение Вашего письма от... , сообщаем, что Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению)...
         В ответ на Ваше письмо от... , сообщаем, что мы не можем согласиться с Вашим предложением...
         ... Ваша претензия признана необоснованной.
         Сообщаем, что недостающее количество товара будет отгружено Вам...
         После получения Вашей претензии мы немедленно связались с заводом-изготовителем...

    В ответ на коммерческое предложение пришло письмо с заказом партии поздравительных открыток.
         Copyright © RIN 2001-   * Обратная связь