 |
 |
|
 |
|
Для деловой переписки понятие речевой ситуации включает следующие необходимые факторы.
На приведенной схеме выделены основные объективные факторы речевой ситуации, среди которых, пожалуй, самым важным является фактор цели. Поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель - основа коммуникативного успеха, она подается в виде речевой формулы, ключевым словом которой является глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.п. Речевые цели связаны с необходимостью: Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги, композицию письма, его тональность. Однако особое значение в этой связи имеет ключевая формула. Так, цель, предполагающая воздействие на адресата, часто реализуется в виде формулы, состоящей из мотивационной части и собственно речевого действия. В связи с изменением цен на энергоносители просим Вас привести в соответствие с новыми тарифами расчеты за IV квартал 1996 года. При этом мотивация должна отвечать принципу достаточности, а речевое действие должно быть реализовано в убедительной и вежливой форме. Мы были бы рады получить от Вас ответ не позднее...
Цель, предполагающая информирование адресата, как правило, реализуется в виде формулы, непосредственно вводящей сообщение. Сообщаем Вам...
Фактор адресата влияет на выбор этикетных фраз, состав и оформление реквизитов, иногда даже на лексический состав текста письма и его объем: к народным избранникам, к заслуженным деятелям науки и культуры, к высокопоставленным чиновникам обращаются со словами: "глубокоуважаемый", "многоуважаемый", в остальных случаях - "уважаемый": Глубокоуважаемый Дмитрий Сергеевич!
В случае если адресат хорошо известен, для обращения используется формула, включающая имя и отчество адресата: Уважаемый Владимир Егорович...
Практику обращения только по имени в русских деловых письмах нельзя считать плодотворной, хотя она появляется сегодня в деловой корреспонденции. Обращение регулирует социальную дистанцию общения. У русскоговорящих есть прекрасный инструмент такого регулирования - обращение по имени и отчеству в условиях официального общения и обращение по имени в неофициальной обстановке. Эти различия представляют традиции русской речевой культуры. Письмо хорошо знакомому адресату, постоянному партнеру, коллеге будет более лаконичным, что объясняется общим знанием каких-то реалий, подробностей. Транспорт прибыл 21.01.96. Просим подтвердить дату отправки и наличие сопроводительных документов.
Такой текст приближается к телеграфному по лаконизму. И напротив, чем менее знаком адресат, тем полнее должна быть информация, содержащаяся в письме. Обдумывая первую фразу письма, мы выбираем не только конструкцию высказывания, но и его тональность. Именно последняя часто определяет выбор лексических средств Позвольте сообщить Вам...
Приведенные выше стандартные выражения функционально однородны, однако тональность их ощутимо различается. В одном случае подчеркивается уважительное отношение к адресату, обладающему достаточно высоким социальным статусом, во втором - официальность, административное давление. Коммуникативные роли - это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Инициативные письма; требующие ответа, - в деловой практике это коммерчески, письма. Причем отвечать нужно по возможности быстро, желательно в трехдневный срок. Максимальная отсрочка ответа не должна превышать 10-12 дней. Инициативные письма, не требующие обязательного ответа: Ролевые позиции инициатора и ответчика реализуются в тексте письма в виде устойчивых формул ввода сообщения: Настоящим отвечаем на Ваше письмо за ©... от...
Причем в письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма. Например, письмо-ответ, содержащее отказ в просьбе или отклонение предложения, составляется по схеме:
На Вашу просьбу о дополнительной оплате торговой наценки на учебники сообщаю, что между Главным управлением образования Самарской области и Роскнигой в 1995 году соглашение подписано не было. Поэтому оплачивать торговую наценку в размере 25 % Главное управление образования не будет. В заключение инициативных писем часто употребляются фразы, указывающие на желательные сроки ответа: С нетерпением ждем Вашего письма.
|
|