 |
 |
|
 |
|
Мы уже говорили о том, что глагол "просить" может использоваться в различных видах деловой корреспонденции для выражения просьбы, требования, приглашения и т.п. Например: Просим Вас принять наше приглашение... Вторично просим безотлагательно погасить задолженность... В то же время сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок. Почти все многоаспектные письма содержат просьбу. Нередко одно деловое письмо содержит несколько просьб - однотипных актов, представляющих также многоаспектную структуру. Композиция такого письма может выглядеть следующим образом: Прошу... Просим... Одновременно прошу... Также просим... А также прошу... А также просим... Части композиции соответствуют абзацному членению текста делового письма. Б. Сопроводительное письмо вверх Сопроводительное письмо составляется для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей (например, о посылке контрактов, спецификаций, каталогов, протоколов, образцов товара, грузов). Сопроводительные письма выполняют важную функцию контроля за прохождением документов и грузов, выполняя вместе с тем функцию ярлыка. При регулярном отправлении грузов сопроводительные письма выполняются в форме трафарета, например: О посылке продукции Куда________________________
Стандартные выражения:
Мы прилагаем к письму
Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материалов-писем, телексов, спецификаций, прейскурантов, каталогов, образцов изделий, а также телеграммы или состоявшегося телефонного разговора. В отдельных случаях необходимо изложить вкратце содержание того письма или документа, на который ссылаются, чтобы было ясно, о каком документе идет речь. В ключевую фразу письма-подтверждения входят слова, образованные от глагола "подтверждать". Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением, пожеланием и т.д. В письмах-подтверждениях употребляются следующие стандартные выражения: (С благодарностью) подтверждаем получение...
При подтверждении своего согласия с чем-либо (например, с предлагаемой датой переговоров, ценой, условиями поставки, заказа и т.п.), при санкционировании, удостоверении чего-либо в письмах употребляются следующие стандартные выражения: Подтверждаем...
Такие письма отправляются при необходимости сообщения (извещения, уведомления, информирования) о каких-либо событиях или фактах, представляющих взаимный интерес (например, сообщение о прибытии делегации, назначении деловой встречи, посещении завода-поставщика, проведении переговоров, об отгрузке товаров и т.п.). Такие письма наиболее ярко представляют жанровую разновидность информационного письма. Объем информационного письма может варьировать от размеров обычной справки, состоящей из одного предложения, до сообщения, занимающего несколько страниц. К разновидностям информационных писем относят рекламно-информационные письма, письма-заявления, письма-напоминания и др. Стандартные выражения писем-сообщений (информационных писем): Сообщаем, что...
Письмо-приглашение может быть адресовано конкретному лицу, или нескольким лицам, или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты, так и тексты-трафареты. Система факсовой связи сегодня облегчает задачу распространения корреспонденции. Однако, учитывая фактор адресата, нужно иметь в виду, что приглашение, направляемое конкретному лицу, должно быть отправлено по почте, особенно в торжественных случаях. Стандартные выражения письма-приглашения: Мы были бы рады видеть Вас на...
Письмо-благодарность направляется для выражения благодарности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т.п.). Чаще всего подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества. Стандартные выражения: Позвольте Вас поблагодарить...
Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определенных обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. Слово "гарантия" вообще может не упоминаться в тексте письма, тем не менее письмо будет оставаться документом, содержащим гарантию. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т.п. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей. Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Стандартные выражения: Гарантируем...
Письмо-запрос направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Оно обычно используется в деловых взаимоотношениях между различными юридическими лицами, имеющими свой расчетный счет в банке. Как правило запрос состоит из двух частей: введения, в котором в повествовательной форме излагается существо вопроса, и заключения, в котором ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата. При необходимости в текст письма вводятся ссылки на устную договоренность, достигнутые решения, прежние письма, нормативные акты. Письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде писем-ответов. Письмо-ответ выступает как зависимый по композиции и тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать объем информации, аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, система ссылок. Коммерческие письма Коммерческий запрос - это коммерческий документ, представляющий собой обращение лица, желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) и (или) направить предложение на поставку товара (просьба продавца к покупателю). В запросе указываются, как правило, наименование товара (услуг) и условия, на которых импортеру желательно получить товар, например количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа. Запрос такого типа входит в группу контрактных документов и используется в операциях по подготовке и заключению сделки.
Просим сделать нам (выслать нам, прислать) предложение на поставку...
В заголовке к тексту употребляются стандартные выражения: О запросе на поставку оборудования (на продукцию)
Ответ на запрос При ответе на запрос, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение, он направляет ему письмо, в котором сообщает необходимую информацию, в частности:
В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту). Ключевые фразы: Благодарим вас за запрос от 01.03.90 на 100 эльборных резцов. Сообщаем, что ввиду большого спроса на этот товар наш завод в настоящее время полностью загружен заказами. Поэтому мы не можем гарантировать Вам такую поставку в течение текущего года.
Это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено по инициативе продавца, экспортера в ответ на запрос покупателя или на основе твердой договоренности о заключении сделки В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара. Предложение такого типа аналогично тексту договора о купле-продаже, имеет юридическую силу и подлежит обязательному рассмотрению, результаты которого отсылаются в виде официального ответа. Предложение может быть твердым и свободным. Если предложение на определенный товар делается только одному покупателю и указывается срок, в течение которого продавец считает себя связанным условиями предложения, то оно считается твердым. Срок действенности предложения - необходимый реквизит твердого предложения, так как он определяет срок его обязательности по отношению к продавцу. Неполучение ответа в течение установленного срока равносильно отказу покупателя и освобождает продавца от сделанного предложения. Если предложение делается без всяких обязательств со стороны продавца, то оно считается свободным. При составлении предложения используются следующие стандартные выражения: В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам... (мы с удовольствием предлагаем Вам)
Ответ на предложение В письме - ответе на предложение, в случае если покупатель согласен со всеми условиями предложения, он подтверждает его принятие продавцу, и тогда сделка считается заключенной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или если он не заинтересован в закупке предлагаемого товара, он отклоняет его принятие. Тогда сделка считается незаключенной. Если покупатель не согласен с какими-либо условиями предложения (с количеством, качеством товара, ценой, сроками поставки и т.п.), он сообщает об этом продавцу и между ними устанавливается переписка (проходят переговоры) до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность по всем вопросам. Это коммерческий документ, представляющий собой претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении:
Рекламация предъявляется в письменной форме, заказным письмом, с приложением всех документов, подтверждающих рекламацию и имеющих полную доказательную силу для обеих сторон, и в определенный срок. Так, рекламации в отношении качества товара предъявляются в течение шести месяцев с даты поставки; в отношении количества товара - в течение трех месяцев; в отношении товаров, имеющих гарантийный срок, - не позднее 30 дней по истечении срока гарантии. Если рекламация не может быть урегулирована соглашением сторон, то спор переходит в арбитраж, решение которого является окончательным и обязательным для обеих сторон. Результатом обоснованной рекламации может быть: Наш заказчик предъявляет Вам претензию...
Ответ на рекламацию В ответе на рекламацию сообщается о том, что: Если претензия отклоняется полностью или частично, указываются мотивы отказа с соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают. Ответ на рекламацию направляется в письменном виде: заказным письмом или по телексу при удовлетворении претензии; заказным письмом с приложением всех документов при отказе в удовлетворении претензии. Стандартные выражения ответа на рекламацию: Приносим свои извинения за...
|
|